Бизнес и Работа

Преимущества организаций, предоставляющих архивные работы

07.06.2016

Даже самому маленькому предприятию не обойтись в своей работе без документации. Всевозможные документы создаются с первого дня деятельности организации и играют большую роль на протяжении всего ее существования. Нормативные акты регламентируют способ и сроки хранения документов, порядок их передачи в архив и уничтожения.

Сложности организации архива на предприятии

Новые документы формируются непрерывно, некоторыми из них приходится пользоваться достаточно часто, а другие следует просто хранить. Для хранения всех бумаг предприятию требуется не только создавать под это новую должность, но и выделять отдельное помещение, оснащать его стеллажами, шкафами на замках, архивными коробами и противопожарной системой. В этом помещении должна поддерживаться необходимая температура и влажность (в диапазоне 17-19 0С и 50-55% соответственно), а также регулярно проводиться санобработка. При подготовке к архивированию в числе прочего производится экспертиза ценности документации, формируются дела и составляется их опись. На всех этапах работы с документацией следует строго соблюдать последовательность действий и вести постоянный учет.

Все это организовать достаточно сложно, поэтому многие компании прибегают к услугам профессиональных архивов, где процесс хранения и http://glap.ru/unichtozhenie/ продуманы до мелочей. Такие организации осуществляют депозитарное хранение документации, предоставляя доступ к ней четко установленному кругу лиц. Для конфиденциальных документов предлагаются особые средства защиты, например, сейфовая ячейка или обособленный архив.

По действующему законодательству каждому документу отводится свой срок хранения, для того, чтобы контролирующие органы могли при необходимости с ними ознакомиться. Для удобства заказчика все бумаги систематизируются и прошиваются. Также создается справочно-учетная документация. Это не только обеспечивает эффективный учет, но и позволяет быстро находить необходимые сведения в массиве бумаг. Благодаря чему перед лицом любой проверки, сверки или инвентаризации предприятие будет «во всеоружии».

You Might Also Like

Loading...

Нет комментариев

Комментировать

Яндекс.Метрика